Contexte du recrutement et définition de poste

« Aujourd’hui à Shanghai, l’excellence pour chacun. Demain dans le monde, la réussite pour tous »

Le Lycée français de Shanghai est un établissement qui accueille des élèves de toutes nationalités, de la petite section à la Terminale (de 3 à 18 ans). Fier de proposer plusieurs programmes linguistiques enseignés par une équipe pédagogique internationale qui garantit un enseignement d’excellence à nos élèves, le Lycée français de Shanghai est homologué par le Ministère français de l’éducation. Il appartient au réseau AEFE (Agence de l’Enseignement Français à l’Étranger) comprenant 566 écoles dans 138 pays. L’école accueille plus de 1350 élèves sur deux campus : Qingpu et Yangpu.

Le LFS recherche un/une Assistant(e) du Directeur Exécutif. 

Profil recherché

Mission :

Assiste le Directeur Exécutif et les équipes administratives pour toutes les tâches relatives à l´organisation administrative.

Activités et tâches :

• Gère quotidiennement le planning du Directeur Exécutif et l’organisation d’événements particuliers, anticipe et coordonne les échéances avec les différentes équipes
• Gère l’agenda et les rendez-vous des services administratifs en relation avec les autres assistantes
• Coordination des Réunions : Organiser et planifier des réunions, y compris la préparation des ordres du jour, les supports de présentation, la compilation des documents et la prise de notes. Suivre les actions à entreprendre et veiller au respect des délais.
• Organise des réunions : convocation, communication, logistique (réservation des salles et du matériel, organisation du catering, mise en place d’une signalétique adaptée…)
• Assiste aux Conseils d’Administration et autres réunions avec le Direx, assure la rédaction et la diffusion des comptes-rendus
• Soutien Stratégique : Apporter un soutien dans les initiatives stratégiques, la recherche et les projets comme indiqué par le Direx. Contribuer au processus décisionnel du Direx en fournissant des informations et des perspectives pertinentes.
• Résolution de Problèmes : Faire office de lien entre le Direx et différents services, aidant à identifier et résoudre des problèmes opérationnels. Proposer proactivement des solutions et à gérer indépendamment les tâches
• S’assure de la mise à jour des informations administratives de l’Association des Parents d’Élèves du Lycée Français de Shanghai avec les autorités françaises.
• Gère les circuits de signature et tamponnage des documents administratifs (contrats, conventions, etc..)
• Effectue des traductions FR/CN, FR/EN, CN/EN de documents
• Participe aux enquêtes administratives et règlementaires
• Participe à la communication avec le Conseil d’Administration, le Consulat de France etc…
• Gestion des Relations : Établir et entretenir des relations avec les parties prenantes internes et externes, y compris les familles, le consulat de France, la CCI, les partenaires et les membres du conseil. Accueille les visiteurs des services administratifs
• Être force de proposition sur le fonctionnement administratif de l’établissement auprès de la Direction
• Met à jour les informations internes au lycée et organise le classement des documents administratifs et des archives
• Confidentialité : Traiter les informations sensibles avec la plus grande discrétion et maintenir la confidentialité en tout temps

Profil recherché :

Bac+3 (niveau Licence) à minima ET une expérience professionnelle de 3 ans exigée dans un poste d’assistanat de direction, assistant(e) de gestion.

Compétences requises :

• Maîtrise du chinois, français et anglais
• Sens de l'organisation, gestion des priorités, réactivité et prise d'initiative
• Maîtrise des outils de bureautique (Microsoft Office)
• Connaissance de logiciels de gestion de projet et les outils de collaboration basés sur le cloud
• Excellent sens du relationnel, d'empathie et de l'écoute
• Capacité à gérer des situations sous pression
• Compétences en Résolution de Problèmes  et à anticiper
• Autonomie, réactivité et disponibilité
• Grande discrétion, respect absolu de la confidentialité
• Culture internationale et sensibilité locale

Poste à temps complet à pourvoir dès mai 2024 sur le campus de Qingpu. Une mobilté sur le campus de Yangpu est requise. 

Pour postuler envoyer votre CV à recrutement@lyceeshanghai.com

Rejoindre le LFS, c’est intégrer une équipe dynamique et enthousiaste au service d’un établissement d’excellence !